Juridisch
Privacyverklaring
Voor Table Branding Manager & keyscript.nl
Deze privacyverklaring legt uit hoe KeyScript, een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96003413, btw-nummer NL005189581B23, gevestigd aan Groenoord 3, 2401 AA Alphen aan den Rijn, persoonsgegevens verzamelt en gebruikt in verband met:
- de desktopapplicatie Table Branding Manager (de "Software");
- de website keyscript.nl; en
- het aankoopproces voor een licentie van de Software.
KeyScript is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Heb je vragen over dit beleid of over hoe je gegevens worden verwerkt, neem dan contact op via privacy@keyscript.nl.
1. Samenvatting
De Software zelf is een lokale desktopapplicatie: hij leest en schrijft Office-sjabloon- en documentbestanden op je eigen computer en stuurt de inhoud daarvan nergens naartoe. Buiten licentieactivering en -verificatie inclusief de vernieuwingslink (paragraaf 3.2) en de lichte update- en aankondigingscontroles (paragraaf 3.3) verzamelt de Software geen persoonsgegevens. Deze verklaring beschrijft daarnaast ook de website en het aankoopproces, waarbij vandaag wel persoonsgegevens worden verwerkt.
2. Reikwijdte
Deze verklaring geldt voor iedereen die de Software downloadt, aanschaft of gebruikt, en voor iedereen die keyscript.nl bezoekt. Ze geldt niet voor websites van derden waarnaar vanaf keyscript.nl wordt gelinkt, en ook niet voor diensten van onze verwerkers (Paddle, Keygen, Plausible, Google, Formspree, zie paragraaf 5) die onder hun eigen privacyverklaring vallen.
3. Wat we verzamelen, en waarom
3.1 Gebruik van de Software
De Software draait volledig op je eigen apparaat. Hij leest en schrijft de Office-bestanden die je opent, en schrijft diagnostische logbestanden (met technische informatie zoals tijdstempels, de uitgevoerde bewerking en, bij een crash, een exception stack trace) naar een map op je eigen computer (%localappdata%\KeyScript\TableBrandingManager\Logs). Niets hiervan verlaat automatisch je computer: er is geen telemetrie, geen analytics en geen automatisch crashrapportagekanaal. Als je contact opneemt met support en er zelf voor kiest een logbestand met ons te delen, is dat een vrijwillige verstrekking die onder paragraaf 3.4 valt.
3.2 Licentieactivering en -verificatie
De Software neemt contact op met Keygen (Keygen.sh), onze leverancier voor licentiebeheer, om je licentie te activeren en te verifiëren. Dit gebeurt wanneer je een licentiesleutel activeert (via "Licentie beheren…"), en automatisch bij het opstarten, om de laatst geactiveerde licentie op je apparaat opnieuw te valideren. Hierbij worden verwerkt:
- je licentiesleutel;
- een apparaat-ID (afgeleid van je Windows-installatie, om de voorwaarden voor apparaat/gebruiker uit de licentieovereenkomst te kunnen handhaven);
- datum en tijd van activering en van latere verificatiemomenten;
- voor de Import-only edition, een "heartbeat"-signaal dat bij elke geslaagde controle hierboven wordt meegestuurd, om te bevestigen dat het apparaat nog actief in gebruik is, zodat een apparaat dat niet meer gebruikt wordt automatisch kan worden vrijgegeven en die seat elders binnen jullie organisatie opnieuw ingezet kan worden;
- je IP-adres, incidenteel, als onderdeel van elk netwerkverzoek.
Waarom we dit verwerken: om de licentievoorwaarden te handhaven waarmee je hebt ingestemd, om bewijs van gebruik te kunnen leveren bij een geschil over een terugbetaling of chargeback (zie de refund policy bij de licentieovereenkomst), en om een licentie te kunnen deactiveren wanneer een terugbetaling wordt uitgekeerd. Grondslag: uitvoering van de licentieovereenkomst (AVG art. 6, lid 1, sub b) en ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van licentiefraude (AVG art. 6, lid 1, sub f).
Een offline-respijtperiode van 7 dagen maakt voortgezet gebruik zonder internetverbinding mogelijk, op basis van de uitkomst van de laatst geslaagde online controle.
Als de updates- en supportperiode van je licentie is verlopen, kan de in-app banner van de Software een "Vernieuwen"-actie tonen. Klik je daarop, dan wordt je licentiesleutel gestuurd naar een kleine backend-dienst die wij zelf beheren (gehost op Microsoft Azure). Die dienst zoekt op basis daarvan je licentie op en vraagt een vooraf ingevulde Paddle-checkoutlink aan die alleen voor die licentie geldt, waarna de sleutel wordt verwijderd. Mislukt dit verzoek om welke reden dan ook (bijvoorbeeld omdat je offline bent, of omdat de licentie van vóór deze functie dateert), dan valt de knop terug op een algemene link naar onze website, zonder dat je in beide gevallen een foutmelding te zien krijgt.
3.3 Updatecontroles en in-app aankondigingen
De Software controleert automatisch één keer per sessie op beschikbare updates (en op verzoek, via "Controleren op updates…"), en controleert daarnaast apart op incidentele in-app productaankondigingen. Beide werken op dezelfde manier, bewust zonder ooit een account- of licentie-identifier mee te sturen:
- Updatecontroles: de Software haalt een klein, openbaar leesbaar bestand op met het huidige versienummer en de downloadlink. Dit verzoek bevat geen andere identifier dan je IP-adres, incidenteel, als onderdeel van elk netwerkverzoek. De vergelijking met je geïnstalleerde versie gebeurt volledig op je eigen apparaat. Is er een nieuwere versie beschikbaar, dan krijgt de Full edition een directe downloadlink; de Import-only edition wordt in plaats daarvan gevraagd contact op te nemen met de IT-beheerder van de organisatie, die de uitrol centraal regelt. Of je licentie nog binnen de updates- en supportperiode valt, en dus daadwerkelijk recht geeft op die update, wordt apart bepaald via de reguliere licentiecontrole uit paragraaf 3.2, nooit als onderdeel van deze updatecontrole zelf.
- In-app aankondigingen: de Software haalt daarnaast apart een klein, openbaar leesbaar bestand op met incidentele productaankondigingen (bijvoorbeeld een nieuwe functie, of een verwant KeyScript-product). Net als bij de updatecontrole bevat dit verzoek geen andere identifier dan je IP-adres. Welke aankondigingen je al hebt gezien, wordt uitsluitend lokaal op je eigen apparaat bijgehouden.
3.4 Supportverzoeken
Als je mailt naar support@keyscript.nl, verwerken we de informatie die je aanlevert (je naam, e-mailadres, berichtinhoud en eventuele bijlagen zoals logbestanden of voorbeelddocumenten die je zelf kiest te delen) uitsluitend om op je verzoek te reageren. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het bieden van klantsupport (AVG art. 6, lid 1, sub f), of uitvoering van de licentieovereenkomst als het verzoek betrekking heeft op je aankoop.
3.5 Aankopen
Aankopen van de Software worden volledig verwerkt door Paddle.com Market Ltd (of de toepasselijke regionale vestiging), die optreedt als Merchant of Record. Paddle verzamelt rechtstreeks je naam, e-mailadres, factuuradres en betaalgegevens, onder Paddle's eigen privacyverklaring. KeyScript ontvangt van Paddle alleen de gegevens die minimaal nodig zijn om je licentie uit te geven en te beheren: je naam, e-mailadres, ordernummer en aankoop-/terugbetalingsstatus. We ontvangen of bewaren je kaartgegevens niet.
3.6 De website keyscript.nl
keyscript.nl is een statische website en gebruikt geen cookies. We gebruiken:
- Plausible Analytics, een cookie-vrije, privacyvriendelijke analytics-dienst die geaggregeerde bezoekstatistieken rapporteert (bijvoorbeeld paginaweergaven, verwijzende sites en land-niveau locatie afgeleid van het IP-adres), zonder IP-adressen op te slaan of een blijvende identifier te gebruiken waarmee een individuele bezoeker over sessies heen herkend kan worden.
- Google Search Console, waarmee we inzicht krijgen in hoe de site presteert in Google-zoekresultaten (bijvoorbeeld zoekopdrachten en doorklikpercentages); dit volgt geen individuele bezoekers van onze site.
Omdat geen van beide diensten cookies of andere trackingtechnologie gebruikt waarvoor toestemming vereist is onder de Nederlandse Telecommunicatiewet/ePrivacy-regels, gebruikt de website momenteel geen cookiebanner.
Het contactformulier op de website wordt verwerkt door Formspree, een formulierverwerkingsdienst die je inzending (naam, e-mailadres, gekozen onderwerp en berichttekst) rechtstreeks naar ons e-mailadres doorstuurt. Formspree bewaart inzendingen niet langer dan nodig om ze af te leveren. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het kunnen afhandelen van contactverzoeken (AVG art. 6, lid 1, sub f).
3.7 Marketingcommunicatie en updatemeldingen [toestemming vastgelegd bij aankoop, nog niet in gebruik]
Onze checkout, geleverd door Paddle, biedt alleen een klein, vast setje selectievakjes dat Paddle zelf bepaalt (bijvoorbeeld het opslaan van een betaalmethode, marketingtoestemming of het toepassen van checkoutkortingen); verkopers kunnen daar geen eigen, op maat gemaakte toestemmingsvragen aan toevoegen. Daardoor kunnen we bij aankoop alleen toestemming vastleggen voor het ontvangen van informatie van KeyScript via het algemene "marketingtoestemming"-vakje van Paddle zelf; een aparte, doelgerichte vraag is daar niet mogelijk. Vink je dat vakje aan, dan deelt Paddle die toestemmingsstatus met ons. Zouden we die toestemming gebruiken, dan zou diezelfde toestemming zowel incidenteel algemeen productnieuws dekken als, voor de Import-only edition, het informeren van de door jullie organisatie aangewezen beheerder of IT-contactpersoon over beschikbare software-updates (zie de sectie "Updates" in de licentieovereenkomst). Dit geldt dus niet voor individuele eindgebruikers.
Op de datum van deze verklaring hebben we hier nog niets mee gebouwd: er worden op dit moment geen marketing-e-mails of updatemeldingen naar wie dan ook gestuurd. Deze paragraaf staat er alvast in, zodat de tekst blijft kloppen zodra dat verandert. Zodra dat zover is, verwerken we de naam en het e-mailadres van de contactpersoon die toestemming gaf uitsluitend voor het hierboven beschreven doel. Grondslag: toestemming (AVG art. 6, lid 1, sub a). Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen via privacy@keyscript.nl.
4. Gegevens die we niet verzamelen
We verzamelen niet de inhoud van de documenten, sjablonen of tabelstijlen die je met de Software maakt of bewerkt. We gebruiken geen trackers van derden voor advertentiedoeleinden. We verkopen geen persoonsgegevens.
5. Met wie we gegevens delen (verwerkers)
| Partij | Doel | Betrokken gegevens |
|---|---|---|
| Paddle.com Market Ltd | Betalingsverwerking, Merchant of Record | Naam, e-mailadres, factuuradres, betaalgegevens, aankoop-/terugbetalingsstatus |
| Keygen (Keygen.sh) | Licentieactivering/-verificatie | Licentiesleutel, apparaat-ID, tijdstempels van activering/check-ins, IP-adres |
| Microsoft Azure (eigen backend) | Hosting van de in paragraaf 3.2 beschreven vernieuwingslink-dienst, en voor orderafhandeling | Licentiesleutel, order-/licentie-identifiers, uitsluitend tijdens verzending |
| Plausible Analytics | Website-bezoekstatistieken | Geaggregeerde, niet-identificerende bezoekgegevens |
| Google (Search Console) | Monitoren zoekprestaties | Geaggregeerde zoekopdracht-/doorklikgegevens voor de site, geen data per bezoeker |
| Formspree | Verwerking van inzendingen via het contactformulier | Naam, e-mailadres, gekozen onderwerp, berichttekst |
We verplichten onze verwerkers om persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming te verwerken.
6. Internationale doorgifte van gegevens
Paddle, Plausible, Keygen en Formspree kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; Keygen en Formspree zijn in de VS gevestigde aanbieders. Onze eigen backend-infrastructuur (Microsoft Azure, paragraaf 3.2) kan, afhankelijk van de gebruikte hostingregio, eveneens gegevens buiten de EER verwerken.
7. Bewaartermijnen
- Licentie- en aankoopgerelateerde gegevens: bewaard zolang je licentie actief is, en daarna zolang wettelijk verplicht voor onze fiscale en administratieve verplichtingen (in Nederland doorgaans 7 jaar).
- Correspondentie met support: bewaard tot 2 jaar na afhandeling van het verzoek, in lijn met het beginsel van opslagbeperking (AVG art. 5, lid 1, sub e): niet langer dan nodig voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
- Lokale diagnostische logs op je eigen apparaat: de 30 meest recente dagelijkse archieven worden automatisch bewaard door het eigen logmechanisme van de Software; oudere archieven worden in datzelfde proces verwijderd. Deze opschoning gebeurt alleen terwijl de Software draait en actief logt; bij weinig frequent gebruik kunnen oude logbestanden langer dan 30 kalenderdagen op je apparaat blijven staan.
8. Jouw rechten
Onder de AVG heb je het recht om:
- de persoonsgegevens die we over je hebben in te zien;
- correctie van onjuiste gegevens te verzoeken;
- verwijdering van je gegevens te verzoeken, waar van toepassing;
- bepaalde verwerking te beperken of daartegen bezwaar te maken;
- een overdraagbare kopie van je gegevens op te vragen;
- een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact op via privacy@keyscript.nl.
9. Beveiliging
We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik. Geen systeem is volledig veilig en we kunnen absolute veiligheid niet garanderen.
10. Kinderen
De Software en keyscript.nl zijn bedoeld voor zakelijk en professioneel gebruik en richten zich niet op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.
11. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Materiële wijzigingen worden aangekondigd via de Software of de website, en de datum "Laatst bijgewerkt" hierboven wordt dan aangepast.
12. Contact
- KeyScript, Groenoord 3, 2401 AA Alphen aan den Rijn
- KvK: 96003413
- Btw-nummer: NL005189581B23
- Privacyvragen: privacy@keyscript.nl
- Algemene support: support@keyscript.nl