Huisstijl gemeente Den Haag

Een gemeente heeft veel verschillende diensten en afdelingen, medewerkers, locaties en soorten documenten. Denk hierbij alleen al aan alle interne en externe documenten. Ook verandert de organisatie elke 4 jaar door de gemeenteraadsverkiezingen. Een hele uitdaging om op een eenvoudige manier bij elk document de huisstijl met de juiste kenmerken te gebruiken.

De vraag

De gemeente Den Haag heeft een nieuwe huisstijl. Die moet natuurlijk altijd en door iedereen op de goede manier gebruikt worden. Kan KeyScript helpen dit voor alle gebruikers, afdelingen en locaties, te organiseren?

Onze oplossing

Hoe groter de organisatie, hoe lastiger het is om de huisstijl door iedereen goed te laten gebruiken. Dan is het handig om sjablonen te ontwikkelen die gebruikt kunnen worden voor alle verschillende documenten. Alle uitingen worden automatisch in de goede huisstijl en met de juiste kenmerken gemaakt.

De grote diversiteit is vastgelegd in een beperkt aantal standaard bouwstenen en configuratiebestanden. Dat voorkomt fouten en levert een enorme tijdwinst. De gemeente kan de configuratiebestanden zelf onderhouden.

Eenvoudig in gebruik

Voor de gebruikers zijn de sjablonen eenvoudig te gebruiken. Kenmerken als dienst, afdeling, adres, naam, e mailadres, telefoonnummer etc. zijn per gebruiker standaard in te stellen en worden automatisch gebruikt bij het maken van een document.

Automatische formattering en validatie

Onze sjablonen zorgen, dat datums en telefoonnummers volgens de richtlijnen van de huisstijl worden geformatteerd. Validaties zorgen dat alle verplichte velden worden ingevuld.

Ingestelde bouwstenen

Wij hebben een oplossing ontwikkeld waarbij alle documenten opgebouwd worden uit bouwstenen. Elk document maakt standaard gebruik van deze vooraf ingestelde bouwstenen. Het briefhoofd is bijvoorbeeld een bouwsteen die door alle documenten met een briefstructuur gebruikt wordt. Net als de ondertekening, die automatisch wordt gevuld met de juiste (persoonlijke) kenmerken.

Ook in de invulvensters worden zo veel mogelijk hergebruikt. Alle standaardbrieven gebruiken dezelfde tabs voor het briefhoofd en de ondertekening, waarbij per sjabloon de te tonen opties voor de ondertekening geconfigureerd zijn:

Voordat het document wordt gemaakt wordt de invoer gevalideerd. Indien nodig wordt duidelijke feedback over validatiefouten gegeven.

Zie ook Standaardbrieven voor meer informatie en een video over onze oplossingen met bouwstenen en dit filmpje over documentcreatie vanuit de browser.

Beheren van organisatieveranderingen

Om de organisatieveranderingen eenvoudig te beheren heeft hebben wij de organisatiestructuur opgenomen in configuratiebestanden. Deze worden door de gemeente zelf onderhouden. Een nieuwe burgemeester of wethouder? Pas de naam in het configuratiebestand aan en deze naam wordt automatisch overal gebruikt. Iedere dienst kan de eigen afdelingen en locaties onderhouden.

Ook interessant Gerelateerde projecten

Data visualiseren • HR werkveld • PowerPoint Organisatiestructuur in beeld brengen

Hoe laat je zien hoe de organisatie in elkaar zit? Hoe laat je beoogde wijzigingen zien? En hoe pas je filters toe op de getoonde informatie?

Visio gaat hier niet helpen, maar wij hebben de oplossing!

Bekijk deze case study

Word • Excel • Huisstijl • SharePoint Office sjablonen beheren op SharePoint

Onze opdrachtgever gebruikt al jaren een Word add-in met door ons ontwikkelde sjablonen, maar gaat migreren van een netwerkschijf naar SharePoint. Wat moet er gebeuren om de add-in met SharePoint te laten samenwerken?

Bekijk deze case study