Huisstijl gemeente Den Haag

Een gemeente heeft veel verschillende diensten en afdelingen, medewerkers, locaties en soorten documenten. Denk hierbij alleen al aan alle interne en externe documenten. Ook verandert de organisatie elke 4 jaar door de gemeenteraadsverkiezingen. Een hele uitdaging om op een eenvoudige manier bij elk document de huisstijl met de juiste kenmerken te gebruiken.

De vraag

De gemeente Den Haag heeft een nieuwe huisstijl. Die moet natuurlijk altijd en door iedereen op de goede manier gebruikt worden. Kan KeyScript helpen dit voor alle gebruikers, afdelingen en locaties, te organiseren?

Onze oplossing

Hoe groter de organisatie, hoe lastiger het is om de huisstijl door iedereen goed te laten gebruiken. Dan is het handig om sjablonen te ontwikkelen die gebruikt kunnen worden voor alle verschillende documenten. Alle uitingen worden automatisch in de goede huisstijl en met de juiste kenmerken gemaakt.

De grote diversiteit is vastgelegd in een beperkt aantal standaard bouwstenen en configuratiebestanden. Dat voorkomt fouten en levert een enorme tijdwinst. De gemeente kan de configuratiebestanden zelf onderhouden.

Eenvoudig in gebruik

Voor de gebruikers zijn de sjablonen eenvoudig te gebruiken. Kenmerken als dienst, afdeling, adres, naam, e mailadres, telefoonnummer etc. zijn per gebruiker standaard in te stellen en worden automatisch gebruikt bij het maken van een document.

Automatische formattering en validatie

Onze sjablonen zorgen, dat datums en telefoonnummers volgens de richtlijnen van de huisstijl worden geformatteerd. Validaties zorgen dat alle verplichte velden worden ingevuld.

Ingestelde bouwstenen

Wij hebben een oplossing ontwikkeld waarbij alle documenten opgebouwd worden uit bouwstenen. Elk document maakt standaard gebruik van deze vooraf ingestelde bouwstenen. Het briefhoofd is bijvoorbeeld een bouwsteen die door alle documenten met een briefstructuur gebruikt wordt. Net als de ondertekening, die automatisch wordt gevuld met de juiste (persoonlijke) kenmerken.

Ook in de invulvensters worden zo veel mogelijk hergebruikt. Alle standaardbrieven gebruiken dezelfde tabs voor het briefhoofd en de ondertekening, waarbij per sjabloon de te tonen opties voor de ondertekening geconfigureerd zijn:

Voordat het document wordt gemaakt wordt de invoer gevalideerd. Indien nodig wordt duidelijke feedback over validatiefouten gegeven.

Zie ook Standaardbrieven voor meer informatie en een video over onze oplossingen met bouwstenen en dit filmpje over documentcreatie vanuit de browser.

Beheren van organisatieveranderingen

Om de organisatieveranderingen eenvoudig te beheren heeft hebben wij de organisatiestructuur opgenomen in configuratiebestanden. Deze worden door de gemeente zelf onderhouden. Een nieuwe burgemeester of wethouder? Pas de naam in het configuratiebestand aan en deze naam wordt automatisch overal gebruikt. Iedere dienst kan de eigen afdelingen en locaties onderhouden.

Ook interessant Gerelateerde projecten

Excel Excel grafieken

Grafieken… vaak lastig om die op een nette en consistente manier in Excel op te nemen. Er is geen eenvoudige manier om een grafiek consistent op te maken in jouw huisstijl. Wij ontwikkelden een add-in waarmee dat wel kan: jouw veel gebruikte grafiektypen worden opgenomen in het keuzemenu en mocht er toch een kleur anders ingesteld moeten worden, dan kan dat ook heel eenvoudig!

Bekijk deze case study

Word • Excel • PowerPoint • PDF Expertise van tools

Liever laten we zien wát we doen, maar sommige mensen zoeken naar kennis van specifieke tools, zoals DevExpress, Aspose, OpenXML SDK of VBA). Voor die mensen is deze pagina bedoeld.

Bekijk deze case study