Digitalisering aanmeldingen Kiezers buiten Nederland

Voor de gemeente Den Haag hebben wij ruim tien jaar de back office software voor ‘Kiezers buiten Nederland’ mogen bouwen, onderhouden en ondersteunen.

Van een papieren proces hebben wij dit omgebouwd naar een geheel digitaal proces.

De vraag

Kiezers in het buitenland moeten zich voor een verkiezing voor Tweede Kamer, Europees parlement of Nationaal Referendum aanmelden. Dat kan op papier of via e-mail. Hoe krijgen we deze aanmeldingen in één digitale werklijst.

Onze oplossing

We hebben een tool ontwikkeld, die ’s nachts de mailbox uitleest, waar de aanmeldingen naartoe gestuurd konden worden. Als een mail niet minimaal twee bijlagen bevat in een afbeeldingformaat (een van de eisen waaraan een geldige aanmelding moest voldoen), wordt deze verplaatst naar een map voor handmatige beoordeling door de medewerkers. E-mails die wel aan dat vereiste voldoen, worden behandeld: de bijlagen worden opgeslagen en omgezet naar een PDF. Daarnaast wordt de tekst van de begeleidende mail ook als PDF opgeslagen. In de database wordt een werklijstitem gemaakt met een verwijzing naar de map waar de PDFs zijn opgeslagen.

Voor de aanmeldingen die op papier binnenkwamen werd een scan applicatie ontwikkeld. De binnengekomen stukken werden voorzien van scheidingsbladen om ‘dossiers’ te onderscheiden en daarbinnen de documenten van elkaar te scheiden. De scan applicatie zette de documenten om naar PDFs die op dezelfde manier werden opgeslagen als de vanuit de mailbox opgeslagen documenten en ook hiervoor werden werklijstitems in de database gemaakt.

Ook interessant Gerelateerde projecten

HR werkveld • Word Ontwikkelplan wizard

Als gevolg van een reorganisatie moest in kaart gebracht worden, welke competenties in elk team (her)ontwikkeling nodig hadden. Met onze wizard schreven wereldwijd managers met een minimale inspanning ontwikkelplannen in een consistente opzet, inclusief hyperlinks naar informatie en cursussen.

Bekijk deze case study

Huisstijl • Word • PDF Standaardbrieven

Standaardbrieven komen in veel organisaties voor.

KeyScript maakt gebruiksvriendelijke systemen, waarmee de efficiency en kwaliteit binnen organisaties verhoogd wordt.

Bekijk deze case study