Voor de gemeente Den Haag hebben wij ruim tien jaar de back office software voor ‘Kiezers buiten Nederland’ mogen bouwen, onderhouden en ondersteunen.
Van een papieren proces hebben wij dit omgebouwd naar een geheel digitaal proces.
Kiezers in het buitenland moeten zich voor een verkiezing voor Tweede Kamer, Europees parlement of Nationaal Referendum aanmelden. Dat kan op papier of via e-mail. Hoe krijgen we deze aanmeldingen in één digitale werklijst.
We hebben een tool ontwikkeld, die ’s nachts de mailbox uitleest, waar de aanmeldingen naartoe gestuurd konden worden. Als een mail niet minimaal twee bijlagen bevat in een afbeeldingformaat (een van de eisen waaraan een geldige aanmelding moest voldoen), wordt deze verplaatst naar een map voor handmatige beoordeling door de medewerkers. E-mails die wel aan dat vereiste voldoen, worden behandeld: de bijlagen worden opgeslagen en omgezet naar een PDF. Daarnaast wordt de tekst van de begeleidende mail ook als PDF opgeslagen. In de database wordt een werklijstitem gemaakt met een verwijzing naar de map waar de PDFs zijn opgeslagen.
Voor de aanmeldingen die op papier binnenkwamen werd een scan applicatie ontwikkeld. De binnengekomen stukken werden voorzien van scheidingsbladen om ‘dossiers’ te onderscheiden en daarbinnen de documenten van elkaar te scheiden. De scan applicatie zette de documenten om naar PDFs die op dezelfde manier werden opgeslagen als de vanuit de mailbox opgeslagen documenten en ook hiervoor werden werklijstitems in de database gemaakt.
Onze opdrachtgever, de HR afdeling van een multinational, heeft een ‘top 500’, waarin bij benoemingen voor belangrijke functies intern gezocht wordt naar kandidaten, voordat deze extern vacant wordt gesteld. Van de geschikte kandidaten wordt door de HR afdeling een ‘candidate profile’ aan de RvB voorgelegd.
Deze candidate profiles worden met kopiëren en plakken samengesteld, waarbij in de haast nog weleens iets misgaat.
Bekijk deze case studyEen gemeente heeft veel verschillende diensten en afdelingen, medewerkers, locaties en soorten documenten. Denk hierbij alleen al aan alle interne en externe documenten. Ook verandert de organisatie elke 4 jaar door de gemeenteraadsverkiezingen. Een hele uitdaging om op een eenvoudige manier bij elk document de huisstijl met de juiste kenmerken te gebruiken.
Bekijk deze case study