Onze opdrachtgever, de HR afdeling van een multinational, heeft een ‘top 500’, waarin bij benoemingen voor belangrijke functies intern gezocht wordt naar kandidaten, voordat deze extern vacant wordt gesteld. Van de geschikte kandidaten wordt door de HR afdeling een ‘candidate profile’ aan de RvB voorgelegd.
Deze candidate profiles worden met kopiëren en plakken samengesteld, waarbij in de haast nog weleens iets misgaat.
Wij hebben drie Excel bestanden met basisgegevens, beoordelingsgegevens en pasfoto’s van onze top 500 medewerkers. Kunnen jullie een tool ontwikkelen, waarmee we automatisch een gestandaardiseerd candidate profile voor elk van deze personen kunnen genereren?
We ontwikkelden een tool, waarin de drie Excel bestanden worden ingelezen. Elk van de bestanden bevat het medewerkernummer, waardoor we de gegevens kunnen koppelen. Pasfoto’s zijn niet van alle medewerkers beschikbaar, en bovendien moet in het basisbestand gecontroleerd worden, of de medewerker toestemming heeft gegeven voor het gebruik van de pasfoto. In de tool kunnen specifieke medewerkers geselecteerd worden, medewerkers uit een specifieke categorie of alle medewerkers. Met een druk op de knop wordt voor elk van de geselecteerde medewerkers een Word document in huisstijl gemaakt, dat als PDF wordt opgeslagen.
Een gemeente heeft veel verschillende diensten en afdelingen, medewerkers, locaties en soorten documenten. Denk hierbij alleen al aan alle interne en externe documenten. Ook verandert de organisatie elke 4 jaar door de gemeenteraadsverkiezingen. Een hele uitdaging om op een eenvoudige manier bij elk document de huisstijl met de juiste kenmerken te gebruiken.
Bekijk deze case studyJe gebruikt sjablonen, die jaren geleden zijn ontwikkeld. Of dat door intern is gedaan, door een andere ‘sjablonenbouwer’ of door ons, de kans is groot dat de sjablonen verouderd zijn. Zowel technisch als functioneel kunnen wij ze weer up to date brengen, zodat ze weer jaren mee kunnen.
Bekijk deze case study