Onze opdrachtgever zat in een periode van forse personele groei. Bij de HR Operations afdeling zat een interim manager van Berenschot HR, die bij een andere opdrachtgever eerder met ons had samengewerkt. Hij was dagelijks (te) veel tijd kwijt aan het corrigeren van vaak dezelfde fouten in HR documenten. Zo nu en dan stonden door hergebruik van bestaande documenten zelfs namen of andere gegevens van de verkeerde personen in de documenten.
Kunnen jullie een ‘brievenboek’ maken, zodat we zonder kopiëren en plakken steeds vanuit een goedgekeurde bron documenten kunnen maken? Aandachtspunten:
We hebben een Word invoegtoepassing gemaakt, waarmee documenten gecreëerd kunnen worden op basis van ‘events’, zoals in- of uitdiensttreding, gratificatie, jubileum.
Soms betreft het resultaat één document, maar bijvoorbeeld bij een indiensttreding worden gelijk meerdere documenten in een keer gemaakt, zoals een begeleidend schrijven, de arbeidsovereenkomst, een notitie nieuwe medewerker en een aanmeldingsformulier voor de personeelsvereniging. Dit vergemakkelijkt het werk aanzienlijk!
Wanneer een ‘event’ wordt geselecteerd, wordt hiervoor een dialoogvenster getoond, waarin alle benodigde gegevens ingevoerd kunnen worden. Voor bestaande medewerkers kunnen de gegevens opgezocht worden, zodat deze niet ingevoerd hoeven worden en fouten voorkomen worden. Alle variaties in de documenten worden ondersteund en er vindt uitgebreide validatie plaats.
Afhankelijk van de rol (recruiter, HR adviseur of back office) verschillen de validatie-eisen. De recruiters en HR adviseurs kunnen hun gegevens routeren naar de volgende behandelaar, alleen de back office medewerkers kunnen documenten genereren. Omdat de meeste documenten voorzien van een 'natte' handtekening opgeslagen moeten worden in het personeelsdossier, worden de documenten voorzien van een barcode, aan de hand waarvan ze na het scannen automatisch opgeslagen en geïndexeerd worden.
Je gebruikt sjablonen, die jaren geleden zijn ontwikkeld. Of dat door intern is gedaan, door een andere ‘sjablonenbouwer’ of door ons, de kans is groot dat de sjablonen verouderd zijn. Zowel technisch als functioneel kunnen wij ze weer up to date brengen, zodat ze weer jaren mee kunnen.
Bekijk deze case studyOffice werkt met kleurenthema’s waarbij 6 accentkleuren gedefinieerd kunnen worden. Maar soms is dat niet genoeg en moet het kleurenpalet uitgebreid worden.
Bekijk deze case study