Brievenboek

Onze opdrachtgever zat in een periode van forse personele groei. Bij de HR Operations afdeling zat een interim manager van Berenschot HR, die bij een andere opdrachtgever eerder met ons had samengewerkt. Hij was dagelijks (te) veel tijd kwijt aan het corrigeren van vaak dezelfde fouten in HR documenten. Zo nu en dan stonden door hergebruik van bestaande documenten zelfs namen of andere gegevens van de verkeerde personen in de documenten.

De vraag

Kunnen jullie een ‘brievenboek’ maken, zodat we zonder kopiëren en plakken steeds vanuit een goedgekeurde bron documenten kunnen maken? Aandachtspunten:

Onze oplossing

We hebben een Word invoegtoepassing gemaakt, waarmee documenten gecreëerd kunnen worden op basis van ‘events’, zoals in- of uitdiensttreding, gratificatie, jubileum.

Soms betreft het resultaat één document, maar bijvoorbeeld bij een indiensttreding worden gelijk meerdere documenten in een keer gemaakt, zoals een begeleidend schrijven, de arbeidsovereenkomst, een notitie nieuwe medewerker en een aanmeldingsformulier voor de personeelsvereniging. Dit vergemakkelijkt het werk aanzienlijk!

Wanneer een ‘event’ wordt geselecteerd, wordt hiervoor een dialoogvenster getoond, waarin alle benodigde gegevens ingevoerd kunnen worden. Voor bestaande medewerkers kunnen de gegevens opgezocht worden, zodat deze niet ingevoerd hoeven worden en fouten voorkomen worden. Alle variaties in de documenten worden ondersteund en er vindt uitgebreide validatie plaats.

Afhankelijk van de rol (recruiter, HR adviseur of back office) verschillen de validatie-eisen. De recruiters en HR adviseurs kunnen hun gegevens routeren naar de volgende behandelaar, alleen de back office medewerkers kunnen documenten genereren. Omdat de meeste documenten voorzien van een 'natte' handtekening opgeslagen moeten worden in het personeelsdossier, worden de documenten voorzien van een barcode, aan de hand waarvan ze na het scannen automatisch opgeslagen en geïndexeerd worden.

Ook interessant Gerelateerde projecten

Huisstijl • Word • PDF Standaardbrieven

Standaardbrieven komen in veel organisaties voor.

KeyScript maakt gebruiksvriendelijke systemen, waarmee de efficiency en kwaliteit binnen organisaties verhoogd wordt.

Bekijk deze case study

HR werkveld • Data visualiseren • Excel • PowerPoint Candidate profiles

Onze opdrachtgever, de HR afdeling van een multinational, heeft een ‘top 500’, waarin bij benoemingen voor belangrijke functies intern gezocht wordt naar kandidaten, voordat deze extern vacant wordt gesteld. Van de geschikte kandidaten wordt door de HR afdeling een ‘candidate profile’ aan de RvB voorgelegd.

Deze candidate profiles worden met kopiëren en plakken samengesteld, waarbij in de haast nog weleens iets misgaat.

Bekijk deze case study