Acrobat formulieren vullen en uitlezen

Onze opdrachtgever gaat een vestiging met ruim 2000 medewerkers sluiten. De medewerkers worden in fasen verhuisd naar een aantal andere vestigingen. Daarbij moet bekend zijn, welke faciliteiten moeten meeverhuizen of beschikbaar moeten zijn op de nieuwe locatie.

De vraag

Voor een soepele verhuizing van onze medewerkers moeten wij allerlei zaken weten, zoals de noodzaak van een fysieke LAN-aansluiting, het aantal gebruikte beeldschermen, speciale apparatuur zoals stabureaus, wel/geen gebruik van sportschool en fietsenstalling enz. Wij willen de bij ons bekende gegevens laten verifiëren en verbeteren door de medewerker zelf. Kan KeyScript helpen de medewerkers een overzicht te sturen van de bekende gegevens, met het verzoek deze na controle/correctie terug te sturen?

Onze oplossing

Onze opdrachtgever zorgde voor een ‘master move sheet’ in Excel, waarin de bekende gegevens verzameld waren. Wij hebben dit bestand uitgebreid met kolommen om aan te geven naar welke medewerkers mail verstuurd moet worden, wanneer de laatste mail naar een medewerker is verstuurd en wanneer de laatste retourzending van de medewerker is ontvangen. Met een knop om mails te verzenden wordt voor iedere geselecteerde medewerker een vooringevuld PDF-formulier gemaakt. Enkele velden zijn vast, maar om flexibiliteit te bieden worden de velden in het PDF-formulier dynamisch gekoppeld aan de kolommen in het Excel bestand. De PDF formulieren worden verstuurd, waarbij een Outlook template geselecteerd kan worden voor de begeleidende mail. Op deze manier kan een eenvoudig gewisseld worden tussen een initiële mail en een mail voor medewerkers, die niet binnen de gevraagde tijd hebben gereageerd.

Binnen Outlook wordt gezorgd, dat de terugontvangen mails automatisch worden opgeslagen in een folder en de bijlage wordt opgeslagen op schijf. Een tweede knop in Excel verwerkt deze ontvangen bijlagen en werkt het werkblad bij aan de hand van de gegevens in het formulier.

Ook interessant Gerelateerde projecten

Word Formulier met toelichting in Word

Formulieren in Word. Er is meer mogelijk dan de standaard invulvelden.

Bekijk een voorbeeld van een oplossing voor een Word formulier waarin veel toelichting nodig is waarvoor wij een oplossing op maat bedachten.

Wil je een PDF formulier laten maken? Dat kunnen we ook.

Bekijk deze case study

Excel Excel grafieken

Grafieken… vaak lastig om die op een nette en consistente manier in Excel op te nemen. Er is geen eenvoudige manier om een grafiek consistent op te maken in jouw huisstijl. Wij ontwikkelden een add-in waarmee dat wel kan: jouw veel gebruikte grafiektypen worden opgenomen in het keuzemenu en mocht er toch een kleur anders ingesteld moeten worden, dan kan dat ook heel eenvoudig!

Bekijk deze case study