Selfbilling

Onze opdrachtgever huurt via enkele brokers en uitzendbureaus een groot aantal externe medewerkers in. Het controleren van de facturen is een tijdrovend proces, terwijl de medewerkers hun uren online registreren en de managers die al fiatteren.

Door “selfbilling” — ook wel reverse billing genoemd — wordt een enorme hoeveelheid maandelijks terugkerende werkzaamheden verlegd naar de leveranciers.

De vraag

Maandelijks sturen de brokers en uitzendbureaus een factuur voor de geleverde medewerkers. Op de crediteurenadministratie moet uitgezocht worden, welke medewerker onder welke manager valt. Voor iedere manager wordt een kopie van de factuur gemaakt. Deze kopie wordt naar de manager gestuurd met het verzoek, de gegevens te verifiëren.

De manager logt in op de uren applicatie, verifieert de gefactureerde uren en stuurt — in het gunstige geval — de goedgekeurde factuur terug naar de crediteurenadministratie.

Op de crediteurenadministratie wordt bewaakt, dat alle kopieën tijdig worden gefiatteerd. Als alle vereiste handtekeningen voor de factuur van een leverancier binnen zijn, wordt de factuur betaalbaar gesteld.

Onze ingehuurde medewerkers schrijven hun uren in een webapplicatie. Iedere manager moet wekelijks aan de hand van een werklijst de uren van zijn ingehuurde medewerkers fiatteren. We weten dus voor welke uren wij moeten betalen. Kan KeyScript een tool ontwikkelen, waarmee op basis van de gegevens in ons urensysteem selfbilling facturen worden gegenereerd. Wij kunnen dan de leveranciers vragen de gegevens te controleren, wat ons enorm veel werk uit handen neemt, en wij alleen betalen voor de uren die wij gefiatteerd hebben.

Onze oplossing

Wij hebben een tool gemaakt, waarmee de actuele inhuurcontracten worden geadministreerd.

Maandelijks wordt een export gemaakt van de gefiatteerde uren van de afgelopen drie maanden. Deze worden ingelezen in de applicatie. Vervolgens kan voor de geselecteerde leverancier(s) de selfbilling factuur voor de afgelopen maand gemaakt worden. Ook worden voor de twee voorgaande maanden automatisch correctiefacturen gemaakt, als er inmiddels in de gefiatteerde uren over die periodes verschillen zitten ten opzichte van de gegevens waarop de eerdere selfbilling facturen gebaseerd waren.

← Terug naar overzicht

We komen graag met u in contact

Wilt u met ons van gedachten wisselen over de mogelijkheden? Heeft u een project waar u hulp bij zoekt? Bel of mail ons.

In onze privacy verklaring staat hoe wij met uw gegevens omgaan.

KeyScript kan uw organisatie helpen efficiënter te werken, zodat u verder kunt excelleren in uw core business. Door onze brede ervaring doorgronden wij snel het probleem en bedenken altijd een passende, efficiënte oplossing.
KeyScript ontwikkelt tools en functionaliteiten die uw informatie en uitingen stroomlijnen. Of het nu complexe data vraagstukken zijn of wensen binnen het Office-pakket, wij leveren altijd een oplossing op maat.

Ontwerp Studio Broodnodig

Privacy verklaring