Inkooporder bewaking: zoek de verschillen

Onze opdrachtgever voert continu een groot aantal projecten uit, waarvoor veel inkooporders met een groot totaalbedrag worden geplaatst. Deze worden centraal geadministreerd, waardoor er inzicht is wanneer welke kosten worden gemaakt.
Er was echter behoefte aan meer grip op wijzigingen in bestaande inkooporders. Als de leverdatum naar voren wordt geschoven, of het orderbedrag gaat omhoog, kan aan de projectverantwoordelijke een toelichting gevraagd worden.
Deze functionaliteit biedt het ERM systeem niet, dus wij ontwikkelden hiervoor een programma.

De vraag

Wij willen op basis van exports met weekstanden van ons planningsysteem inzicht krijgen in de wijzigingen die zijn aangebracht in bestaande inkooporders.

Wij willen de mogelijkheid hebben de verantwoordelijke programmamanager, projectleider en/of werkvoorbereider om een toelichting te vragen, en deze vast te leggen.

Kan KeyScript een tool ontwikkelen, waarmee we dit op een gebruiksvriendelijke manier kunnen realiseren?

Onze oplossing

Om steeds de gegevens van twee willekeurige weken te vergelijken (de afgelopen twee weken, van begin rapportageperiode tot afgelopen week, van begin project tot afgelopen week, …) wordt wekelijks vanuit het ERP een export gemaakt van de benodigde gegevens. Die worden in onze tool geïmporteerd en per week opgeslagen in een xml-bestand.

Selectie maken

Vervolgens kunnen de gegevens van twee willekeurige weekstanden vergeleken worden, waarbij via een aantal filters de selectie verkleind kan worden tot bijvoorbeeld een bepaald project, of een cluster van projecten. Elk extra toegepast filter verfijnt de eerdere selectie. In de statusregel is steeds te zien, hoeveel inkooporderregels er in de selectie zitten.

Toelichting vragen en vastleggen

Vervolgens kunnen de verschillen tussen oude en nieuwe waarden van de velden in de geselecteerde inkooporderregels getoond worden. Naar voren geschoven leverdatums of verhoogde inkoopbedragen worden met een rode pijl gemarkeerd. Voor de geconstateerde verschillen kan bekeken worden of er al eerder een toelichting is ontvangen. Er kan een (nieuwe) toelichting gevraagd worden aan de programmamanager, projectleider en/of werkvoorbereider. Per ontvanger wordt een Word bestand gemaakt waarin de gegevens van het geconstateerde verschil staan en het verzoek hierop een toelichting te geven.

Wanneer een Word bestand terug ontvangen wordt, kunnen de toelichtingen in de database geïmporteerd worden. Bij het vragen van toelichtingen worden de eerder ontvangen toelichtingen bij dezelfde inkooporder getoond, om te voorkomen dat meerdere keren over hetzelfde verschil contact wordt opgenomen.

← Terug naar overzicht

We komen graag met u in contact

Wilt u met ons van gedachten wisselen over de mogelijkheden? Heeft u een project waar u hulp bij zoekt? Bel of mail ons.

In onze privacy verklaring staat hoe wij met uw gegevens omgaan.

KeyScript kan uw organisatie helpen efficiënter te werken, zodat u verder kunt excelleren in uw core business. Door onze brede ervaring doorgronden wij snel het probleem en bedenken altijd een passende, efficiënte oplossing.
KeyScript ontwikkelt tools en functionaliteiten die uw informatie en uitingen stroomlijnen. Of het nu complexe data vraagstukken zijn of wensen binnen het Office-pakket, wij leveren altijd een oplossing op maat.

Ontwerp Studio Broodnodig

Privacy verklaring