Digitalisering aanmeldingen ‘Kiezers buiten Nederland’

Voor de gemeente Den Haag hebben wij ruim tien jaar de back office software voor ‘Kiezers buiten Nederland’ mogen bouwen, onderhouden en ondersteunen.

Van een papieren proces hebben wij dit omgebouwd naar een geheel digitaal proces.

De vraag

Kiezers in het buitenland moeten zich voor een verkiezing voor Tweede Kamer, Europees parlement of Nationaal Referendum aanmelden. Dat kan op papier of via e-mail. Hoe krijgen we deze aanmeldingen in één digitale werklijst.

Onze oplossing

We hebben een tool ontwikkeld, die ’s nachts de mailbox uitleest, waar de aanmeldingen naartoe gestuurd konden worden. Als een mail niet minimaal twee bijlagen bevat in een afbeeldingformaat (een van de eisen waaraan een geldige aanmelding moest voldoen), wordt deze verplaatst naar een map voor handmatige beoordeling door de medewerkers. E-mails die wel aan dat vereiste voldoen, worden behandeld: de bijlagen worden opgeslagen en omgezet naar een pdf. Daarnaast wordt de tekst van de begeleidende mail ook als pdf opgeslagen. In de database wordt een werklijstitem gemaakt met een verwijzing naar de map waar de pdfs zijn opgeslagen .

Voor de aanmeldingen die op papier binnenkwamen werd een scan applicatie ontwikkeld. De binnengekomen stukken werden voorzien van scheidingsbladen om ‘dossiers’ te onderscheiden en daarbinnen de documenten van elkaar te scheiden. De scan applicatie zette de documenten om naar pdfs die op dezelfde manier werden opgeslagen als de vanuit de mailbox opgeslagen documenten en ook hiervoor werden werklijstitems in de database gemaakt.

 

← Terug naar overzicht

We komen graag met u in contact

Wilt u met ons van gedachten wisselen over de mogelijkheden? Heeft u een project waar u hulp bij zoekt? Bel of mail ons.

In onze privacy verklaring staat hoe wij met uw gegevens omgaan.

KeyScript kan uw organisatie helpen efficiënter te werken, zodat u verder kunt excelleren in uw core business. Door onze brede ervaring doorgronden wij snel het probleem en bedenken altijd een passende, efficiënte oplossing.
KeyScript ontwikkelt tools en functionaliteiten die uw informatie en uitingen stroomlijnen. Of het nu complexe data vraagstukken zijn of wensen binnen het Office-pakket, wij leveren altijd een oplossing op maat.

Ontwerp Studio Broodnodig

Privacy verklaring